Nástroje, jak účinně řídit a kontrolovat chod celé firmy

Pokud podnikáte či jste alespoň někdy v minulosti podnikali, určitě mi dáte za pravdu, že jednou z mála výhod začátku na volné noze je administrativní pohoda, kdy si k ukočírování celé společnosti s přehledem vystačíte s tabulkou v Excelu.

Jenomže ono se vám to najednou rozjede, začne se dařit a než se nadějete, vedete společnost o 50 zaměstnancích, jež se potřebují navzájem řídit, komunikovat mezi sebou, sdílet dokumenty či měřit data. Co s tím?

Jak to u nás v Effectixu šlape

Problém se vskutku rozsáhlou administrativou řešíme i v naší digitální agentuře. V Effectixu spravujeme dlouhodobé kampaně pro více než 150 klientů a náš tým disponuje 30 konzultanty, kteří si potřebují navzájem sdílet informace. Rovněž je součástí firmy celé obchodní oddělení, které je – jak asi z vlastních zkušeností sami dobře víte – vyloženě živé a do toho ještě musíme spravovat management měření, protože „kdo neměří, ten neřídí.“ Zkrátka: organizace firmy je jedna hustá administrativní pavučina.

V naší digitální agentuře tuto správu řešíme vlastním mixem volně dostupných nástrojů. Při jejich výběru jsme kontrolovali několik pro nás klíčových parametrů, především aby šlo o cloudové řešení a abychom se zároveň nemuseli zabývat servery a aktualizacemi. S těmito požadavky jsme se dopracovali k následujícímu výběru:

PIPEDRIVE.COM (řízení obchodu a sledování obchodních nástrojů)

Skvělý nástroj na řízení celého procesu získávání zakázek. Důvod, proč jsme se pro něj rozhodli, je maximální uživatelská jednoduchost. Jakožto všichni obchodníci si ani my nijak zvlášť nepotrpíme na tvorbu složitých zápisů z jednání a proto jsme hledali nástroj, jenž bude intuitivní, uživatelsky přívětivý a moderní. A v PIPEDRIVE.COM jsme jej našli.

BASECAMP.COM (organizace projektů, spolupráce a historie komunikace)

Opět extrémně jednoduchý nástroj. Každý projekt disponuje vlastní složkou, v jejímž rámci kolegům „připinkáváte“ jednotlivé úkoly včetně termínů. Je zde prostor pro dokumenty, vzájemnou interakci i archivaci komunikace s klienty. Jediným mínusem Basecampu je určitá chaotičnost u projektů, u nichž se nakupí větší množství zpráv. Ale jinak příjemný nástroj.

COSTLOCKER.COM (sledování času nad projekty a měření výkonů jednotlivých konzultantů)

Nástroj, jenž nám do financí konečně přinesl tolik potřebný pořádek. Pokud do Costlockeru zadáváte data skutečně poctivě, budete odměněni perfektním přehledem nad výkony své firmy i jednotlivců. U každého projektu jednoduše zjistíte, zda je ziskový či ztrátový, kolik času „sežral“ a kolik pracovníků vytěžuje. Costlocker osobně považuji za nástroj, jenž nás zpátky vytáhl do černých čísel.

GSUITE.COM (společné uložiště a mailová komunikace)

Jako firma jsme kompletně přešli na řešení od Googlu. Platíme si jejich nástroje a i celá firma funguje na rozhraní Gmail.com. A na sdílení souborů užíváme Google Drive. Výhoda? Jednoduchost! Nástroje od Googlu totiž umí používat opravdu každý.

METABASE.COM (měření a vyhodnocování firmy)

Open source databázový nástroj na zpracovávání statistik. V tomto případě jsme se sice již neobešli bez mírného zásahu programátora, ale díky tomu nyní disponujeme skutečně perfektním denním přehledem fungování firmy. Výhodou rovněž je, že v Metabase si můžete nadefinovat jakékoliv výstupy, které jakožto manažer potřebujete – například my konkrétně sledujeme obrat firmy, neplatiče, průměrné objednávky či výkony jednotlivých obchodníků. Vyzkoušejte sami a uvidíte – za nás rozhodně doporučujeme.

Naše vlastní CRM na zadávání objednávek a fakturaci

Poslední nostalgický střípek z naší minulosti, jehož existenci v dohledné době nemilosrdně utne přechod na nové řešení.  CRM nám umožňuje zadávat objednávky, párování plateb či automatické platby. S nástroji jsme spokojeni, ale…

Tak toto jsou naše základní nástroje. Výhody zmíněných nástrojů jsou zřejmé: díky nim nepracujeme v chaosu, všechny úkony jsme schopni měřit a výkon celé firmy máme doslova pod palcem.

Jedním dechem ale nutno podotknout, že přestože jsme s výše zmíněnými nástroji skutečně spokojeni, stále nám k úplné dokonalosti něco chybí: konkrétně skutečnost, že se nám tyto systémy nepodařilo vzájemně propojit, vinou čehož se nám některé aspekty práce duplikují – což samozřejmě není úplně optimální.

Proto aktuálně hledáme řešení, jež by dokázalo integrovat všechny naše požadavky pod jednu střechu. Aktuálně testujeme nástroj BITRIX24.EU. – tak uvidíme, jak se mu bude v prostředí Effectixu dařit. Ale o tom zase někdy příště.